Dengarkan narasi materi sambil mengikuti contoh, diagram, dan latihan yang tersedia.
Sourcing, Kontrak, dan Mutu Green Bean · Pelajaran 3 dari 4
Negosiasi dan kontrak pemasok
Pertanyaan bisnis yang ingin kita jawab
Kontrak menjelaskan harga dan mata uang, spesifikasi, kuantitas/toleransi, jadwal, tujuan kirim, packaging, pembayaran, bukti muat, asuransi, pengendalian kerusakan serta penyelesaian sengketa. Supplier murah dengan pembayaran penuh sebelum QC meningkatkan modal kerja dan risiko.
Contohnya dalam usaha kopi sehari-hari
- Jika memakai jasa sangrai: Usaha yang menggunakan jasa sangrai dengan preorder tetap perlu menegosiasikan DP green dan termin vendor roasting secara terpisah dari DP pelanggan; kewajiban ganda dapat membuat kas minus.
- Jika menyangrai kopi sendiri: Roastery kecil bisa membayar COD untuk lot kecil, tetapi syarat timbang, tolerance reject dan hak refund harus disepakati sebelum barang dikirim.
- Jika mengelola pesanan lebih besar: Roastery berkembang mengelola kontrak pembelian musiman dengan formula penyesuaian mutu/harga dan klausul force majeure, keterlambatan, klaim serta batas otorisasi DP.
Bandingkan termin asumsi: Pembelian 200 kg @Rp100.000/kg bernilai Rp20 juta. Supplier X meminta DP 50% saat PO dan 50% sebelum dispatch; supplier Y meminta COD Rp20 juta ketika tiba. Total biaya invoice sama, namun arus kas awal berbeda Rp10 juta atau Rp0. Jika buyer baru membayar 45 hari, supplier X mengunci uang sebelum produk diterima; supplier Y menambah risiko ketersediaan stok atau harga. Jangan simpulkan COD terbaik tanpa memeriksa kepastian pasokan, dokumen kualitas, diskon dan potensi sengketa. Modelkan freight serta gaji dalam ledger mingguan.
Tugas yang bisa kamu kerjakan
Bandingkan penawaran DP 50%, tempo, dan COD atas total kas terikat.
Kesalahan yang harus dicegah
Mengandalkan chat 'aman kak' untuk barang bernilai puluhan juta rupiah.
Checkpoint pemahaman
Pada PO Rp20 juta, kapan kas keluar pada DP 50% versus COD? Bagaimana klausul risiko kerusakan, ketidaksesuaian sampel, dan tanggal penyerahan mencegah perusahaan membayar penuh untuk lot yang tidak bisa dijual?
RFQ green bean yang benar-benar bisa dibandingkan
Satu quotation pemasok belum membuktikan kualitas atau kesiapan pasokan. Buat RFQ yang menyebut jenis produk (green bean ready-to-roast), crop/lot, varietas bila tersedia, proses pascapanen, syarat sampel, volume, frekuensi, packaging, harga, alamat pickup, tanggal kesiapan, metode sampling pada arrival, batas defect yang disepakati dan prosedur sengketa.
Kasus: dua penawaran sama-sama disebut 'Arabika Gayo Washed'. Pemasok pertama menjual green bean 100kg dengan harga yang belum termasuk pickup; pemasok kedua menjual 100kg di gudang roastery dan menawarkan opsi pembayaran tempo. Bandingkan net usable kg setelah QC dan biaya dana yang tertahan. Pencicipan sampel 200g tidak cukup membuktikan 100kg yang dikirim identik. Pertanyaan acceptance perlu menjawab siapa yang mengambil sampel, cara memilih karung, siapa berhak menolak, tenggat komplain dan metode kompensasi.
Risiko cupping adalah generalisasi dari satu cawan. Pisahkan 'profil sensori sampel', 'kondisi fisik lot', dan 'klaim origin'. Jika ada indikasi keamanan pangan atau jamur, jangan menguji dengan menyeduh dan mencicipi sampel meragukan. Eskalasi untuk uji dan penanganan sesuai SOP.
Bukti kerja: RFQ siap dikirim, prosedur arrival sampling, dan satu kontrak pasokan bersyarat.