Struktur peran sesuai fase

Pertanyaan bisnis yang ingin kita jawab

Bisnis awal bisa merangkap peran, tetapi tanggung jawab pembelian, release lot, penerimaan pembayaran dan perubahan harga harus jelas. Seiring pertumbuhan, segregasi tugas mengurangi salah stok dan penipuan. Peran penting bukan hanya master roaster tetapi juga operator packaging dan account management.

Contohnya dalam usaha kopi sehari-hari

• Jika memakai jasa sangrai: Usaha yang menggunakan jasa sangrai tetap membutuhkan PIC untuk supply, approval sampel, komplain, invoice, dan produksi mitra walau tim hanya dua orang.
• Jika menyangrai kopi sendiri: Roastery kecil bisa memiliki satu orang merangkap beberapa tugas, namun keputusan QC hold dan persetujuan release harus terlacak serta punya pemeriksaan silang proporsional.
• Jika mengelola pesanan lebih besar: Roastery bertumbuh menambahkan purchasing, produksi, QC, warehouse, sales, admin finance dan owner approval dengan batas kewenangan sesuai risiko.

RACI saat lot bermasalah: Green datang dengan kadar air di luar spesifikasi kesepakatan. Receiving bertugas mencatat, QC berwenang memutuskan hold/retest, procurement menghubungi supplier, finance memproses klaim kredit, dan sales tidak boleh menjanjikan produk sebelum status release jelas. Jika operator menerima, merekam dan meluluskan semua barang sendiri tanpa review, sulit mengungkap kesalahan. RACI adalah matriks Responsible, Accountable, Consulted, Informed untuk tiap keputusan; bukan hanya bagan jabatan. Sesuaikan skalanya agar bisnis kecil tidak dipaksa mempekerjakan tujuh orang sebelum ada permintaan.

Tugas yang bisa kamu kerjakan

Buat RACI untuk green receiving, roasting, release, invoice dan claim.

Kesalahan yang harus dicegah

Menempatkan satu orang tanpa kontrol sebagai pembeli, penerima, pencatat dan pemberi pembayaran.

Checkpoint pemahaman

Siapa responsible, accountable, consulted dan informed saat QC menahan green lot yang sudah dibayar? Apakah orang yang melakukan roasting boleh sekaligus menjadi satu-satunya otorisator release?